Requisitos para presentar la cuenta de cobro para el pago de sentencias y conciliaciones

Radicarla con errores o falta de información, causará demora en la asignación de turno de pago de sentencias y que se exijan más documentos.

Es importante conocer que posterior a que queda en firme una sentencia judicial, se cuenta con una sentencia judicial ejecutoriada y se tienen las primeras copias del caso. Solo después de esto, se puede proceder al cobro de la sentencia y conciliación.

Lo siguiente que debe saber es que si usted es un beneficiario “de las conciliaciones judiciales y las sentencias ejecutoriadas de Entidades Estatales aportantes, no podrán reclamar directamente al administrador del Fondo de Contingencias de Entidades Estatales. Todas las acciones relacionadas con dichas obligaciones deberán ejercerse ante la respectiva Entidad Estatal aportante”, así lo estipula el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, 1068 de 2015.

Lo anterior quiere decir que las cuentas de cobro se deben presentar directamente a las entidades afectadas y que deben responder a las víctimas, por ejemplo: al Ministerio de Defensa (Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea), Policía, Fiscalía, INVIAS, INPEC, entre otras. 

Lo que debe anexar a la solicitud 

Entre los puntos clave que debe tener en cuenta el beneficiario, es que la solicitud será válida, siempre y cuando, no se haya presentado anteriormente otra solicitud de pago por el mismo concepto. 

Así mismo, y como está consignado en el Capítulo 5, Título 6, Parte 8, Libro 2, del Decreto 1068 de 2015, se debe dejar clara y completa la información para el pago de la sentencia. Para tales efectos debe anexar la siguiente información: 

1. Los datos de identificación, teléfono, correo electrónico y dirección de los beneficiarios y sus apoderados.

2. Copia de la respectiva sentencia, laudo arbitral o conciliación con la correspondiente fecha de ejecutoria. 

3. El poder que se hubiere otorgado, de ser el caso, el cual deberá reunir los requisitos de ley, incluir explícitamente la facultad para recibir dinero y estar expresamente dirigido a la entidad condenada u obligada. 

4. Certificación bancaria, expedida por entidad financiera, donde se indique el número y tipo de cuenta del apoderado y la de aquellos beneficiarios mayores de edad que soliciten que el pago se les efectúe directamente. 

5. Copia del documento de identidad de la persona a favor de quien se ordena efectuar la consignación. 

6. Los demás documentos que por razón del contenido de la condena u obligación, sean necesarios para liquidar su valor y que no estén o no deban estar en poder de la entidad, incluidos todos los documentos requeridos por el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)-Nación para realizar los pagos.

Errores que no debe cometer

No hay que dejar nada al azar, por eso además de conocer los requisitos básicos, también debe evitar que le ocurra lo siguiente al momento de presentar la cuenta de cobro.

• Radicarla de forma extemporánea: debe ser entregada lo más pronto posible, así evitará que se excedan los tiempos establecidos. Por ejemplo, el tiempo máximo para C.P.A.C.A. (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), es de tres (3) meses posterior a la fecha de ejecutoria.

• No presentarla a todas las entidades: si su sentencia es un caso solidario, refiriéndose a que es beneficiario en más de una entidad condenada, no se confié en solo radicar la cuenta de cobro en una sola de ellas. Al no hacerlo de esta forma, se corre el riesgo de que alguna entidad no sea notificada y se tengan inconvenientes al momento de los desembolsos. 

• Pasar por alto el turno de pago definitivo: una vez tenga la respuesta de su solicitud de cobro de sentencia judicial, verifique que se le haya asignado dicho turno de forma clara y coherente. Un error en la fecha puede ser suficiente para tener inconvenientes y demora en los pagos.  

• Relajarse con la documentación: es posible que posteriormente le pidan anexar algún documento adicional, y en este caso la recomendación es aportarla en el menor tiempo posible, para evitar que el caso pierda la continuidad del trámite que ya inició. 

• Falta de información en la cuota litis: si decidió hacer una cesión de derechos para que una firma de abogados cobre su sentencia, debe dejar claro el porcentaje que le corresponde a los apoderados. Si se tiene certeza del porcentaje de los honorarios, no habrá necesidad de citar o buscar a los beneficiarios para que firmen nuevamente en el momento de que se designe a un abogado específico para el caso. 

• Entregar todos los documentos originales: si bien es cierto que se deben presentar solicitudes con el respaldo necesario, es importante que deje copias originales. Usted no sabe en qué momento puede necesitarlas para completar el trámite o iniciarlo de nuevo. 

Por último, recuerde que cuando de inicio al procedimiento de pago oficioso, y como lo especifica el Decreto 1068 de 2015, “el abogado que haya sido designado como apoderado deberá comunicar al ordenador del gasto de la entidad sobre la existencia de un crédito judicial, en un término no mayor a quince (15) días calendario, contados a partir de la ejecutoria del auto aprobatorio de la conciliación, sentencia o laudo arbitral, sin perjuicio de la comunicación que el despacho judicial efectúe a la entidad demandada”.